Kuinka ICT voi parantaa tietotyön tuottavuutta?

Tietotyön merkittävyys kasvaa jatkuvasti, mutta sen tuottavuuden mittaaminen on erityisen haastavaa. Tietotekniikkaan ja informaatiojärjestelmiin laitetaan suuria summia rahaa. Kuitenkin IT-investointien pohjalla on yleensä enemmänkin uskomus niiden hyötyihin kuin yritykset mitata hyötyjä.

ICT nopeuttaa tietotyöläisen tehtäviä, parantaa tiedon saatavuutta ja vähentää turhautumista

Kirjallisuudessa on aiemmin todettu, että ICT lisää tietotyön tuottavuutta seuraavilla tavoilla

• työtehtävien ohittaminen (rutiininomaisten työtehtävien automatisaatio, matkustaminen)
• työtehtävien nopeampi suorittaminen (tiedonhaku, reaaliaikainen kommunikaatio)
• parempi tietojen saatavuus (reaaliaikainen tieto, tiedon jakaminen)
• tiedon laadun parantaminen (vähemmän virheitä, parempia päätöksiä)
• työntekijöiden työhyvinvoinnin edistäminen (ICT ei sellaisenaan lisää työhyvinvointia tai motivaatiota, mutta voi vähentää niitä, jos se ei toimi kunnolla)

Mutta ICT aiheuttaa myös ongelmia:

• tietotulva, josta seuraa riittämättömyyden ja työpahoinvoinnin tunne
• tietotekniikka ei toimi niin hyvin kuin elokuvissa esitetään (esim. päivityksellä menetetään vanhemmat tiedot, jotka eivät enää avaudu)

 Tietotyön tuottavuuden mittaamisen haasteet

Tietotyöläinen käyttää osaamistaan siihen, että hän tuottaa jotain hyödyllistä ajattelutyönsä tuloksena. Asiakas vaikuttaa paljon tulokseen: asiakas määrittelee ongelman ja antaa tarvittavia tietoja, joiden pohjalta voi etsiä ratkaisuja. Tietotyöläinen tekee suunnitelman, mutta sen hyvyys paljastuu vasta pitkällä aika välillä vain, jos asiakas käyttää sitä.

Tietotyön tuottavuutta voi parantaa kahdella tavalla: tekemällä asiat oikein ja tekemällä oikeita asioita. Mutta tietotyön tuottavuuden mittaaminen on haasteellista. Esim. maataloudessa käytetään viljatonnia / hehtaari. Tietotyössä tällainen yhtenäinen mittaaminen on hankalaa, sillä tietotyö on yksilöllistä ja jokaisessa organisaatiossa on monenlaisia tuotoksia.

Yksi tapa mitata tietotyön tuottavuutta on käyttää välillisiä mittareita, esim. työtilat, työilmapiiri, työn jakamisen käytännöt, tiedon kulun ongelmat. Oireita tarkkailemalla voidaan tehdä tulkintoja tuottavuudesta. Kirjallisuudesta voidaan tunnistaa näitä ”oireita”. Toinen käytännöllinen lähestymistapa on subjektiivinen mittaaminen kyselyillä, sillä harvoin löytyy mielekkäitä, vertailukelpoisia objektiivisia mittareita. Tärkeää on se, että mittaaminen ei ole vain sitä, onko yksilö tuottava vai ei, vaan enemminkin kehittämisorientoiva (esim. kuinka hyvin ICT tukee työtä ja onko siinä ongelmia).

Case TeliaSonera: ajan säästöä ja turhautumisen vähenemistä

Tampereen Teknillisen yliopiston Novi tutkimuskeskus selvitti ICT, palveluinnovaatiot ja tuottavuus –hankkeessa, kuinka ICT voi parantaa tuottavuutta tietointensiivisissä töissä. Testattavana oli palvelu, joka vähensi sisään- ja uloskirjautumisten määrää eli toimintaa, joka yksittäisenä koski pientä osaa työpäivästä, mutta jota tehtiin usein. Työhypoteeseinä olivat ”asiantuntija säästää aikaa” ja ”turhautuminen vähenee”.

Selvityksessä kerättiin mittauksin kvantitatiivista tietoa ajankäytön muuttumisesta ja kyselyin kokemuksia ja käsityksiä muutoksen merkityksestä. Kyselyn vastausprosentti oli 39 %.

Mittausten mukaan ajan säästä oli keskimäärin 3 min/palvelun käyttökerta ja 19,5 min/viikko. Subjektiivisesti arvioitu ajan säästö oli 30 min/viikko. Kyselyn mukaan säästynyt aika käytettiin pääasiassa tekemällä enemmän töitä ja parantamalla oman työn laatua. Vastaajien arvion mukaan uusi palvelu lisäsi sekä tyytyväisyyttä ICT:hen että työn tehokkuutta. Se vähensi loggautumis- ja odotusaikoja ja mahdollisti ICT:n tehokkaamman käytön.

Case-tutkimus osoitti, että ICT voi lisätä tietointensiivisen työn tuottavuutta eliminoimalla arvoa lisäämättömät tehtävät tai tekemällä niitä tehokkaammin, parantamalla työntekijöiden työhyvinvointia vähentämällä turhautumista ja automatisoimalla asioita.

Olennaista on ensin analysoida työtavat ja paikantaa ongelmakohdat, ja sitten miettiä, millaisilla ICT-ratkaisuilla voitaisiin ongelmia ratkoa. On tärkeää miettiä myös, mihin ICT:n avulla säästynyt aika käytetään.

Alla kalvot Miikka Palvalinin pitämästä esityksestä International Forum on Knowledge Asset Dynamics (IFKAD) –konferenssissa 13.-15.6.2012 (lataa tästä 299 kb):

[meteor_slideshow slideshow=”ICT_productivity_palvalin”]